All egendom: trädgård, kök, inredning >> Hus

Digital egendom arkiv: Här hittar du allt du behöver

- I juni i år var vi äntligen hem efter mer än nio års arbete, säger Byarkiv Tom Oddby Drammen kommun.

- Ca. 4 000 hyllor med dokument om de 25 000 fastigheterna i staden är systematiserade och digitaliserade. Och görs tillgänglig för allmänheten, tillägger han.

I arkivet kan en köpare av ett hem exempelvis kontrollera slutföringsbevis, hitta tvister om vattendrag, motorvägar och gränsövergångar. Allt måste vara där; kartor, ritningar, ansökningar och korrespondens - såvida inte för allmänheten av särskilda skäl. Och de äldsta dokumenten som går tillbaka till återuppbyggnaden efter den stora branden av 1870.

- Det unika med denna samling är att det är en egenskap fil, inte bara ett byggprojekt arkiv, betonar Oddby.

En genrehållare som redan gjordes 2002-2003 var en förutsättning för projektet. Sedan samlade du in fler arkiv i en; konstruktion, delning och snittning samt vatten och avlopp tillkom i samma mapp. I digi-projektet delades materialet vidare in i fallstyper, typer av handlingar och dokumentkategorier - som slutliga intyg och ritningar. Så unikt och så framgångsrikt är resultatet att andra kommuner nu står i linje för att höra om det.

- Det är arkivets organisation som gör den så speciell. Och att vi har en ingång, "förklarar Kim Schønning Asplin.

Han har varit projektledare och har det dagliga ansvaret för framstegen.

Stor lift

Varken Oddby eller Asplin dölja det faktum att det har skett en stor och omfattande arbete, och en ekonomisk uppsving för samhället. Totalt har politikerna tilldelat nästan 20 miljoner kronor. Men vinsten är bra:

- Arkiv har inget värde om du inte hämtar innehållet till människor. Nu får publiken tillgång till materialet 24 timmar om dygnet, sju dagar i veckan, oavsett var i världen de är, pekar Tom Oddby på.

- Bostadsfrågor är det som är mest tveksamt, förmodligen även i andra kommuner. Vi förväntar oss mycket färre besökbesök, vilket sparar både tid och pengar. Om användarna inte har egen PC finns det två stycken tillgängliga på kommunens digitala servicecenter. Här kan du söka efter ditt eget boende eller den du kan överväga att köpa. En annan positiv och direkt följd är ett nytt fall och arkivsystem i kommunen. Det verktyg du hade tidigare var för dåligt, säger Oddby.

- Ett viktigt mål var också att förenkla processhanteringen, tillägger Kim Schønning Asplin.

- Vi behöver inte gå ner till arkivet för att hämta byggsatser, och vi behöver inte skicka dem runt huset. Det ursprungliga materialets fysiska slitage är mindre, och chansen att viktiga papper kommer att gå vilse minimeras.Vi släpper också stora mängder efterarbete när mapparna ska flyttas.

Arbetet med att digitalisera alla dokument har gjorts av de 14 medarbetarna i stadsarkivet, och Oddby och Asplin är övertygade om att det var svårare än att lägga bort arbetet. Det har bland annat ökat personalens kompetensnivå, påpekar de.

- Det är Kim som har ledt arbetet och han har haft stålkontroll på progression dag för dag, säger Oddby.

Ger inte känslig information

- Finns det några nackdelar med att lägga ut allt material online?

- Vi bryr oss inte om att kändispressen kan hitta något intressant, men vi använder varken personnamnet eller personnummeret i vårt arkiv. Det finns dock andra kommuner som gör det, och då blir det svårare. Med så stora mängder data ökar naturligtvis risken för sensibiliserande information. All information i vårt arkiv bör övervägas och betygsättas, men integritet är en utmaning som betonar Oddby.

Så länge informationen inte är befriad från allmänheten anges det i lagen om offentlig upphandling att de kommer att vara tillgängliga. Det täcker 99 procent av materialet. Allmänheten som söker i stadsarkivet behöver inte legitimera och de behöver ingen anledning. Och så länge är tjänsten gratis.

- Vi följer samma princip online. Det finns därför ingen inloggning. Men man kan bara få information om en egendom åt gången.

Sökte efter mer

Även om mycket har gjorts, önskar stadsarkivet ännu mer resurser.

- Vi hanterar en galen mängd information om alla i Drammen genom alla åldrar. Det är därför vi jobbar ständigt för att få vad vi har för publiken.

Han säger att kommunen har ett mycket intressant stadshistoriskt fotoarkiv. Här är många bilder från stadens bostadsområde. Nu är mellan 1200 och 1500 bilder digitalt tillgängliga för allmänheten, men Oddby lovar att det blir mer och han hoppas att de kan hitta sätt att förena de olika arkiven. Just nu integrerar de också kommunens webbkarta i fastighetsarkivet.

- Vi tycker att det kan vara otroligt trevligt, säger Tom Oddby och Kim Schønning Asplin.

Du kan kolla på Stadsarkivet i Drammen här >>

Detta ärende publicerades först i House & Residence nr 6 2014

ADVERT

Mest populära